Effectievere inzet poolauto dankzij samenwerking WagenPlan en OnzeAuto
Werknemers willen tegenwoordig liefst zelf bepalen welk vervoersmiddel of vervoersmiddelenmix ze voor hun zakelijke en woon- werkkilometers inzetten. Steeds meer bedrijven bieden hun medewerkers daarom poolauto’s voor meer keuze en flexibiliteit. Een goed plan, maar als je het niet goed regelt, kan een poolauto een behoorlijke administratieve last met zich meebrengen. Om dat te voorkomen hebben we samen met onze partner OnzeAuto, een digitaal deel- en beheersysteem ontwikkeld dat de inzet van poolauto’s aanzienlijk vereenvoudigd. Hoe dat precies werkt, lees je hieronder.
Wat verstaan we onder een poolauto?
Een poolauto is eigenlijk gewoon een (lease)auto die door een aantal medewerkers wordt gebruikt. Zeker voor medewerkers die maar af en toe een auto nodig hebben, is het een goed alternatief voor een eigen leaseauto of een huurauto on demand. Zo is het een mooie aanvulling op de mobiliteitsmix die je als werkgever jouw medewerkers biedt.
Handmatig beheer van de poolauto
De meeste bedrijven beheren hun poolauto’s handmatig wat een hoop administratie met zich meebrengt. Zowel voor de werkgever als voor de werknemers. Het begint ermee dat je een goed systeem moet hebben om de auto te reserveren. En van iedere rit moeten de kilometers worden bijgehouden en geregistreerd. Dat is helemaal van belang bij privékilometers: want bij meer dan 500 privékilometers, moet er in principe bijtelling betaald worden. Ook de sleutel en de papieren moeten voor gebruik worden overgedragen.
Met het toenemend gebruik van poolauto’s, neemt de druk toe om het hele beheer te vereenvoudigen. Dat is goedkoper en maakt het gebruik van de poolauto’s voor gebruikers alleen maar aantrekkelijker, wat weer bijdraagt aan een betere benutting van deze kostbare bedrijfsmiddelen.
Gebruik poolauto’s eenvoudiger door samenwerking WagenPlan en OnzeAuto
Bij WagenPlan zijn we voorstander van de inzet van poolauto’s. Efficiënt gebruik van de auto levert milieuvoordelen op en de deelbare poolauto past goed binnen onze visie op een toekomstbestendige, flexibele zakelijke mobiliteit. Om de inzet van poolauto’s gemakkelijker te maken, hebben we samen met onze partner OnzeAuto een dienst ontwikkeld die het beheer en de administratie van deze auto’s via een gebruiksvriendelijk digitaal deel- en beheerssysteem aanzienlijk vereenvoudigt. Via deze tool kunnen onze klanten bestaande auto’s (bijvoorbeeld poolauto’s) én nieuwe leaseauto’s (zowel elektrisch, hybride als met een conventionele motor) eenvoudig als poolauto inzetten.
Hoe werkt het digitale deel- en beheerssysteem van OnzeAuto?
Allereerst zorgen we voor de professionele inbouw van een hardware box in de auto. Deze box is nodig voor communicatie van de auto met de gebruiker en voor de registratie van het aantal gereden kilometers en de bezetting van de auto. Na inbouw van de box kunnen je medewerkers de auto via een app (Android en iOS) reserveren, openen en sluiten. Ook alle andere communicatie, zoals bijvoorbeeld over schades en schoonmaak, verloopt via de app. Daarnaast worden alle ritten automatisch geregistreerd en verrekend.
Omdat het digitale systeem je nog veel meer administratie en werkzaamheden uit handen neemt, hebben we alle voordelen hieronder voor je op een rijtje gezet.
De voordelen van het digitale deel- en beheerssysteem met app
1. Digitale gebruikersovereenkomst
Afspraken met medewerkers over het gebruik, aansprakelijkheid, afhandeling van boetes, schade of schoonmaak worden in één keer met medewerker digitaal overeengekomen. En indien nodig later ook weer digitaal gewijzigd.
2. Reserveren via app
Het reserveren van de deelauto gaat via de app waardoor dubbele boekingen niet mogelijk zijn. Ook het openen en sluiten van de auto gaat met de app, dus geen fysieke sleuteloverdracht
3. Automatische kilometerregistratie
De gereden tijd en kilometers worden automatisch geregistreerd en mogelijk verrekend met de afdeling waar de medewerker werkt. Dus geen schriftjes meer met kilometerstanden in de auto die je vervolgens weer apart in de administratie moet invoeren.
4. Schaderegistratie, onderhoud en schoonmaak via app
Gebruikers melden voor en na gebruik eventuele schades of schoonmaak via de app. Bij schades of onderhoud kan de auto op ‘onbeschikbaar’ worden gezet waarna WagenPlan voor de schadeopvolging of voor onderhoud zorgt. Zonder tussenkomst van de werkgever of werknemer
5. Automatische afhandeling boetes
Boetes worden automatisch gekoppeld aan en digitaal doorgestuurd naar de gebruiker, zonder tussenkomst van de administratie.
6. Heldere registratie privékilometers
Door heldere, automatische registratie is inzichtelijk wat medewerkers zakelijk en privé rijden. Rijdt een medewerker meer dan 500 privékilometers en breng je de extra kilometers tegen een reële kostprijs in rekening, dan is de bijtelling nihil.
7. Direct inzicht in kilometrage
Als werkgever zie je dankzij de automatische kilometerregistratie of de deelauto de met de leasemaatschappij overeengekomen kilometrage niet overschrijdt. Zo kun je medewerkers tijdig verwijzen naar een andere auto.
8. Eenvoudige planning onderhoud
Het onderhoud van de auto kan worden ingepland aan de hand van de kilometerstanden. Daarvoor kan een servicepartner van WagenPlan worden ingeschakeld die de auto kan ophalen voor het gewenste onderhoud, zonder tussenkomst van de werkgever of werknemer.
9. 24/7 ondersteuning Helpdesk
Met vragen kun je dag en nacht bij de helpdesk terecht.
Wil jij optimaal profiteren van je poolauto’s?
Zoals je hierboven las, biedt het digitale deel- en beheerssysteem van OnzeAuto veel mogelijkheden voor een efficiënte en effectieve inzet van je poolauto’s. Wil je precies weten wat dit voor je organisatie betekent, neem dan contact op met je mobiliteitsadviseur bij WagenPlan.