Automatische registratie én verrekening zakelijke kilometers via MobiPlan
Per 31 december 2021 verdwijnt de vaste reiskostenvergoeding. Vanaf die datum moeten werkgevers, die hun medewerkers een onbelaste vergoeding voor hun woon-werkverkeer willen geven, de reisdagen én de werkelijk afgelegde kilometers registreren. De wijze van vervoer kan hierbij tot verschillende uitkomsten leiden. Met MobiPlan, onze alles-in-een-oplossing voor zakelijke mobiliteit, beperk je de administratieve lasten van deze nieuwe regeling tot een minimum.
De situatie tot 31 december 2021
Als werkgever mag je een vaste, belastingvrije reiskostenvergoeding tot maximaal 19 cent per kilometer normaal gesproken tot maximaal 6 weken na verandering van het reisgedrag laten doorlopen. Door de coronacrisis veranderde het reisgedrag van heel veel werknemers. Werkgevers reageerden verschillend: sommigen hebben per direct de vaste reiskostenvergoeding stopgezet, anderen lieten de reiskostenvergoeding gewoon doorlopen.
In reactie op de coronacrisis besloot staatssecretaris Vijlbrief in mei 2020 dat werkgevers onder het besluit noodmaatregelen coronacrisis de vaste reiskostenvergoeding niet hoeven te veranderen bij wijziging van het reispatroon van een werknemer. Dit betekende dat werkgevers voor deze periode mogen blijven uitgaan van de situatie waarop de vergoeding is gebaseerd, zolang deze vergoeding is vastgesteld voor 13 maart 2020.
Dat betekent dat werkgevers de thuiswerkdagen van hun werknemers tot 31 december 2021 nog als reisdagen mogen beschouwen voor de berekening van de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Deze vaste vergoeding kunnen zij gericht vrijstellen waardoor zij de reiskosten onbelast kunnen uitbetalen.
Wat gaat er in 2021 aan de vaste reiskostenvergoeding veranderen?
Vanaf 31 december 2021 is een onbelaste reiskostenvergoeding voor thuiswerkdagen niet meer mogelijk. Werkgevers moeten het (veranderde) woon-werk reispatroon van hun werknemers in kaart brengen en mogen alleen een vaste reiskostenvergoeding uitkeren als een werknemer 36 weken per jaar of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Voldoet de werknemer niet aan deze eis, dan zal op basis van declaratie of nacalculatie moeten worden vergoed.
Onbelast uitkeren alleen bij registratie werkelijk afgelegde kilometers
Vanaf 31 december moet de werkgever de reisdagen en de afgelegde afstand registreren als hij een onbelaste vergoeding wil uitkeren van maximaal € 0,19 per kilometer. Hierbij geldt als uitgangspunt dat het moet gaan om de werkelijk afgelegde kilometers. De wijze van vervoer kan tot verschillende uitkomsten leiden. De reisafstand met de auto kan immers afwijken van de reisafstand met de fiets, met de trein of met een ander vervoermiddel.
Sluitende rittenregistratie met MobiPlan
Om een onbelaste vergoeding uit te mogen keren, moet een werkgever dus zorgen voor een sluitende registratie van alle ritten (woon-werkverkeer en overige zakelijke ritten) waarbij ook duidelijk moet zijn welk vervoersmiddel daarbij is gebruikt. Dit kan leiden tot een behoorlijke stijging van de administratieve lasten voor werknemer én werkgever. Met de automatische rittenregistratie van MobiPlan kun je deze extra administratieve last tot een minimum beperken.
Hoe werkt MobiPlan?
Het registreren van ritten en kilometers kan met MobiPlan zowel handmatig als automatisch met behulp van GPS in je mobiele telefoon. Kies je voor handmatig, dan kun je in de MobiPlan-tool eenvoudig informatie toevoegen aan de geregistreerde ritten. Denk aan specificaties als woon-werkverkeer, zakelijk-privé of een projectnummer waarop de rit geboekt moet worden.
Kies je voor automatische registratie dan bepaalt de app op basis van de gemeten snelheid en het afgelegde traject welk vervoermiddel is gebruikt en voorspelt of de rit woon-werk, zakelijk of privé is. Deze informatie kun je vervolgens in de MobiPlan-tool controleren en eventueel aanpassen of uitbreiden.
Ook het indienen van de reiskostendeclaratie en het zo nodig goedkeuren ervan door een leidinggevende, gaat via de administratie van MobiPlan. Zo is de administratieve afhandeling van je zakelijke kilometers volledig gedekt en kan bovendien eenvoudig worden gelinkt aan de salarisadministratie.
Belasting-proof administratie met MobiPlan
Kortom, het verdwijnen van de vaste reiskostenvergoeding hoeft geen grote administratieve last te betekenen. Via MobiPlan is het registreren en declareren van zakelijke mobiliteit een fluitje van een cent is. Reizen, kosten en kilometers worden automatisch vastgelegd en maandelijks gefactureerd. En dat allemaal conform de regels van de Belastingdienst.
