Zo ontzorgt MobiPlan bedrijven met een mobiliteitsbudget
Bij de uitvoering van een persoonlijk mobiliteitsbudget krijg je te maken met veel variabelen: de hoogte van het budget, de vervoersmiddelenmix per werknemer, de inrichting van het budget en ga zo maar door. In een goed mobiliteitsplatform krijgen al deze variabelen een plek. MobiPlan gaat een stapje verder met een aantal functionaliteiten die het leven van iedereen die zich met de zakelijke mobiliteit van zijn of haar bedrijf bezighoudt, een stuk makkelijker maken.
Een greep uit de functionaliteiten waar je eigenlijk niet zonder kunt:
Budgetgroepen
MobiPlan biedt de mogelijkheid om werknemers te groeperen in budgetgroepen. In deze groepen wordt automatisch bepaald uit welke producten iemand kan kiezen door bepaalde mobiliteitsdiensten aan of uit te zetten. Zo kun je bijvoorbeeld per groep bepalen of er gebruikgemaakt kan worden van een taxi, parkeren of e-laden. Ook specifieke functionaliteiten, zoals verplichte omschrijving bij een declaratie of het verplicht toevoegen van een kenmerk bij een rit per budgetgroep kun je vooraf aan- of uitzetten.
Een nieuwe medewerker kun je heel eenvoudig toevoegen aan de voor hem of haar bestemde budgetgroep waarin alle keuzes uit het mobiliteitsbeleid zijn verwerkt. En dankzij de budgetgroepen is het ook eenvoudig om wijzigingen van het mobiliteitsbeleid, zoals bijvoorbeeld wijziging van een vergoeding per vervoersmiddel of een staffel, in een keer door te voeren voor een hele groep medewerkers.
Kortom: Dankzij de budgetgroepen is het beheer van mobiliteitsbudgetten een stuk eenvoudiger voor HR-medewerkers.
Dagvergoeding woon-werk en thuiswerkvergoeding
Wil je een vaste dagvergoeding voor reiskosten uitkeren, dan kun je dit via MobiPlan per budgetgroep inregelen. Het aanvragen van een dagvergoeding woon-werk gaat op dezelfde manier als een ritdeclaratie. Ook een vaste thuiswerkvergoeding kan in MobiPlan worden geïmplementeerd.
API-koppelingen
Een API (Application Programming Interface) is een software-interface die het mogelijk maakt dat twee applicaties met elkaar kunnen communiceren. Door de standaard API-koppeling van MobiPlan neemt het systeem alle HR-mutaties direct over. Dus in-, door- en uitstroom van medewerkers wordt automatisch verwerkt.
Het is ook mogelijk om via de API-koppeling het verrekenbestand automatisch bij het salarisverwerkingspakket van jouw bedrijf aan te bieden. Deze kan dan met de salarisrun meedraaien. Uiteraard is kun je het verrekenbestand ook eerst downloaden om het te controleren.
‘MobiPlan kan worden gekoppeld aan verschillende software-administratiepakketten. Door standaardisatie van de API, kunnen bedrijven met onze documentatie zelf snel en makkelijk de connectie met de juiste mapping van de velden maken.’
Rapportages
De invoering van een mobiliteitsbudget biedt mogelijkheden om te sturen op kritieke prestatie-indicatoren. Deze zogenaamde KPI’s worden gebruikt om te monitoren of de prestaties van een bedrijf in lijn liggen met de (operationele) doelstellingen. MobiPlan maakt de belangrijkste KPI’s op het gebied van mobiliteit via rapportages en dashboarding inzichtelijk.
MobiPlan biedt een totaalinzicht in gebruik, kosten en CO2-uitstoot van de zakelijke mobiliteit van je bedrijf, nader uitgesplitst naar modaliteit, OV-vervoerder, afdeling en medewerker. Het systeem geeft ook een overzicht van aantallen gemiste check-outs met daarbij de bijbehorende kosten. Middels een analyse van alle relevante OV-abonnementen kan bovendien worden vastgesteld welke werknemers beter of goedkoper kunnen reizen met een abonnement.
‘Via MobiPlan kun je inzicht krijgen in mogelijk afwijkend gebruik, met daarbij een overzicht van de betreffende transacties. Als privégebruik niet is toegestaan, kun je op basis van deze gegevens gemakkelijk steekproefsgewijs controleren.’
Complete ondersteuning werknemers
Hoewel MobiPlan een bijzonder gebruiksvriendelijk systeem is, kunnen er natuurlijk vragen rijzen. Via een uitgebreide FAQ met stap-voor-stap instructies zullen vrijwel alle vragen beantwoord kunnen worden. Om het de gebruikers zo makkelijk mogelijk te maken, hebben de belangrijkste handelingen handige video’s met uitgeschreven instructies.
Vragen?
Heb je vragen, dan kun je altijd contact opnemen met een van onze mobiliteitsadviseurs. Je kunt ze bereiken via 055 203 3750 of info@wagenplan.nl.