MobiPlan, dé oplossing voor je reiskostendeclaraties
Reiskostendeclaraties zijn voor veel organisaties en medewerkers een bron van ergernis. Niet alleen vanwege het gedoe, maar ook omdat het werktijd en dus geld kost. Wie het declaratieproces goed organiseert voorkomt een hoop (verborgen) kosten en zorgt ervoor dat iedereen zich kan bezighouden met z’n werk. Gelukkig zijn er ICT-oplossingen die dat mogelijk maken.
Reiskostenvergoedingen zorgen voor een hoop administratie, zowel voor de werkgever als de werknemer. De loonadministratie moet alle gegevens bewaren om voor iedere medewerker voor de belastingdienst aannemelijk te kunnen maken dat de gedeclareerde kilometers ook echt gemaakt zijn. Daarvoor moet de medewerker dus gegevens aanleveren over het aantal gedeclareerde kilometers, de bezochte adressen en de gevolgde routes. Daarnaast moet HR onder andere gegevens overnemen in het salarissysteem en reizen fiatteren.
De papierwinkel heen en weer schuiven
Meestal declareren medewerkers hun kilometers en andere reiskosten via een papieren of digitaal declaratieformulier. Aan het eind van de maand moet dan je aan de hand van de afspraken in je agenda bekijken waar je geweest bent en hoeveel kilometers je daarvoor heb gereisd. Ook moet je alle bonnetjes die daarop betrekking hebben bewaren. Die hele papierwinkel moet vervolgens door een manager worden afgetekend. En daarna gaat alles naar de administratie waar weer iemand z’n tijd eraan verdoet: controleren, inboeken, verwerken op de salarisstrook of direct uitbetalen. Kortom: een tijdrovend en foutgevoelig proces.
Onderzoek van het gerenommeerde bureau Aberdeen, Hackett & Gartner naar de kosten van factuurverwerking geeft aan dat de kosten per reisdeclaratie voor de werkgever kunnen oplopen tot €35 per keer!
Reiskostenvergoeding voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer
Komt een medewerker met zijn eigen auto of fiets naar z’n werk, dan geldt een maximale onbelaste vergoeding van 0,19 cent per kilometer. Alles daarboven wordt gezien als salaris en belastingplichtig. Voor zakelijke kilometers geven veel werkgevers een hogere vergoeding, wat veelal in de CAO geregeld is, meestal tussen de € 0,28 en € 0,38 per kilometer. Het deel boven de € 0,19 wordt bruto uitgekeerd, waardoor het nettobedrag lager uitvalt. Op jaarbasis kan een medewerker die 10.000 zakelijke kilometers in zijn eigen auto reist zo € 650 mislopen. En de organisatie moet over dit bruto bedrag afdracht betalen.
Saldering levert geld op maar kost veel rekenwerk
Via saldering kun je dit verlies bij de declaraties beperken, maar dat vraagt veel rekenwerk. Vaak krijgen werknemers minder dan 19 cent voor hun woon-werkverkeer of wordt bijvoorbeeld de eerste 10 kilometer niet vergoed. Of geldt er een maximum van bijvoorbeeld 30 kilometer. Bij saldering kun deze lagere woon-werkvergoeding dan maximaal toegestaan (bijv. 11 cent), verrekenen met de hogere vergoeding voor de zakelijke kilometers. De meeste boekhoudprogramma’s kunnen deze verrekening echter niet uitvoeren waardoor veel werkgevers het erbij laten zitten. Hierdoor wordt onnodig veel ruimte verbruikt in de werkkostenregeling (WKR).
Voorbeeld salderen
Een medewerker krijgt € 0,08 voor woon-werkkilometers en € 0,30 voor zakelijke reizen. Hij maakt evenveel woon-werkkilometers als zakelijke kilometers. Gemiddeld is de kilometervergoeding dan € 0,19 en kan dus – in geval van saldering - netto worden uitgekeerd (medewerker blij). Saldeer je niet dan is het een ander verhaal: dan betaalt de medewerker loonbelasting over € 0,11 per kilometer (0,30 – 0,19) of gaat dit bedrag ten koste van de vrije ruimte in de WKR (medewerker niet blij).
De oplossing: MobiPlan
Gelukkig zijn er steeds beter ICT-oplossingen voor de hierboven beschreven problematiek. Zoals bijvoorbeeld MobiPlan van WagenPlan. Ook zonder persoonlijk mobiliteitsbudget biedt dit systeem werkgevers en medewerkers veel voordelen bij de afhandeling van de reiskostendeclaraties:
- Eenvoudige registratie gemaakt reizen
Medewerkers kunnen kiezen hoe ze hun ritten registreren. Via de app of handmatig in een persoonlijke webomgeving
- Specificatie per rit
Vervoersmiddel, reisdoel, soort reis (zakelijk/woon-werk) en eventuele projectcodes kun je eenvoudig in het systeem aanvinken of invoeren.
- Geen losse bonnetjes
Medewerkers kunnen hun losse bonnetjes (parkeertickets, OV-kaartjes e.d.) fotograferen of scannen en uploaden via de app of het webportaal. Niemand hoeft meer iets na te rekenen, fouten zijn uitgesloten. Ook het fiatteren van reizen kan eenvoudig via het systeem. Naar aanleiding van uw mobiliteitsregeling wordt er bepaald wat er wel en niet gedeclareerd mag worden.
- Automatische saldering
MobiPlan kan de reiskosten automatisch salderen. Daar hoef je zelf dus geen ingewikkelde en tijdrovende berekeningen voor uit te voeren.
- Rapportage
MobiPlan levert alle gegevens die nodig zijn voor de maandelijkse uitbetaling aan bij de financiële administratie of kan direct gekoppeld worden aan verschillende HR- en salarissystemen. Ook kan het systeem afhankelijk van de wensen van een bedrijf, extra rapportages aanleveren.
Conclusie
De administratie van reiskostenvergoedingen levert veel rompslomp op tegen hoge kosten. Efficiënter en minder omslachtig afhandelen van de reiskostendeclaraties kan via MobiPlan. De kosten en fouten nemen hierdoor af en werknemers kunnen hun tijd weer besteden aan hun werk.
