De 4 essentiële pijlers voor een mobiliteitsplatform
Veel werkgevers zien op tegen de invoering van een persoonlijk mobiliteitsbudget. Waarom? Omdat ze een enorme stroom extra administratie op zich zien afkomen. Want al die verschillende keuzemogelijkheden en vervoersmiddelen, daar hangen natuurlijk bonnetjes aan die gedeclareerd, ingeboekt en verrekend moeten worden.
Maar is die angst voor extra administratieve lasten wel terecht?
Als je alles handmatig doet, met verschillende partijen gaat samenwerken en je administratieve systemen niet op een persoonlijk mobiliteitsbudget aanpast, dan is deze angst zeker terecht. Maar met een goed mobiliteitssoftwareprogramma kun je de administratie vrijwel volledig automatiseren. Sterker nog, het systeem kan de administratieve druk zelfs verlagen. Zowel voor de medewerker als voor de werkgever.
Waaraan moet een mobiliteitsplatform voldoen om van een persoonlijk mobiliteitsbudget een succes te maken?
De afgelopen jaren zijn wij druk bezig geweest met de opzet van een mobiliteitsplatform. Daarbij kwamen 4 onmisbare functionaliteiten naar voren, de 4 essentiële pijlers:
1. Budgetteren
Met een mobiliteitsbudget hebben medewerkers de vrijheid om zelf te bepalen hoe zij zakelijk reizen binnen de kaders van de mobiliteitsregeling van hun bedrijf. En die kaders moet een werkgever via de mobiliteitssoftware kunnen bewaken, bijvoorbeeld door het budget zo in te richten dat bepaalde vormen van reizen extra gestimuleerd of uitgesloten worden. Zo hebben medewerkers maximale vrijheid terwijl de werkgever grip houdt op de kosten en deze vooraf goed kan budgetteren.
2. Ontsluiten
Het mobiliteitsplatform en de daaraan gekoppelde mobiliteitskaarten en apps moeten toegang kunnen geven tot alle soorten vervoer. En tot tanken, laden en parkeren. Daarbij moet de werkgever per medewerker kunnen bepalen waar ze gebruik van mogen maken. Dus de verschillende modaliteiten aan of uit kunnen zetten. Het systeem moet vervolgens aan het eind van de maand een factuur genereren met daarop een overzicht van de kosten van de zakelijke kilometers uitgesplitst naar vervoersmiddel.
3. Registreren
Voor een zo laagdrempelig mogelijke registratie van de ritten en kilometers is een app ideaal. De registratie zou dan zowel handmatig als automatisch met behulp van GPS in je mobiele telefoon mogelijk moeten zijn. Ook moet je in de app eenvoudig informatie kunnen toevoegen aan de geregistreerde ritten. Denk aan specificaties als woon-werk, zakelijk-privé of een projectnummer waarop de rit geboekt moet worden. Ook het indienen en zo nodig goedkeuren van de ritten moet via de administratie van het mobiliteitsplatform mogelijk zijn. Zo heb je één administratie die eenvoudig gelinkt kan worden aan de salarisadministratie.
4. Declareren
Op het mobiliteitsplatform moeten verschillende vergoedingen per reisdoel en vervoersmiddel kunnen worden ingevoerd. Die vervolgens automatisch de juiste vergoeding aan de kilometers koppelt. De rittenregistratie is de basis van het declareren. Maar medewerkers kunnen, als dat is ingeregeld, ook een lunch of kantoorbenodigdheden declareren. Gewoon door de bon te scannen of te fotograferen en te uploaden.
‘Kies voor 1 professionele partij die alle vervoersoplossingen en de administratieve afhandeling via zijn platform aanbiedt. Dan hoef je niet met allemaal verschillende vervoersaanbieders rond de tafel om aparte afspraken te maken.’
MobiPlan is gebouwd op deze 4 pijlers
Met een persoonlijk mobiliteitsbudget sluit je aan bij de wensen en mogelijkheden van deze tijd. Maar om er een succes van te maken moet het wel worden ondersteund door een goed mobiliteitsplatform dat bovengenoemde functionaliteiten in zich heeft. MobiPlan, het mobiliteitsplatform van WagenPlan, is gebouwd op deze 4 pijlers en heeft alles in zich om de overstap op een mobiliteitsbudget soepel te laten verlopen.
MobiPlan biedt 1 loket waar je de complete uitvoering van je persoonlijke mobiliteitsbudget kunt regelen. Dus toegang tot alle verschillende vervoersopties én de volledige administratieve afhandeling met een verzamelfactuur aan het eind van de maand. Zo hebben je medewerkers maximale vrijheid en houd jij zicht en grip op de kosten.
Download de MobiPlan-informatiebrochure
Benieuwd naar alle mogelijkheden van MobiPlan? Download dan de MobiPlan-informatiebrochure. Daarin vind je meer informatie over de verduurzaming van je zakelijke mobiliteit via MobiPlan, de toegang tot het platform en de administratie van ritten en declaraties en de facturatie.
Nu al vragen?
Heb je nu al vragen, dan kun je altijd contact opnemen met een van onze mobiliteitsadviseurs. Je kunt ze bereiken via 055 203 3750 of info@wagenplan.nl.
