Tip: stap over naar variabele reiskostenvergoeding

Onze maatschappij is de laatste maanden ingrijpend veranderd. Het ‘nieuwe normaal’ vraagt aanpassingen van iedereen en dat uit zich in alle facetten van ons leven. Ook in het reisgedrag van jouw medewerkers. 

Medewerkers reizen niet alleen minder vaak naar kantoor, ze vermijden daarbij ook het openbaar vervoer, blijkt uit onderzoek van VZR. Dat leidt bij hen tot een grotere behoefte aan flexibiliteit en meer gebruik van de (eigen) auto. En het is niet de verwachting dat dit op korte termijn weer verandert: uit onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteit blijkt dat maar liefst 27% van de respondenten voornemens is regelmatig thuis te blijven werken. Dat heeft ook gevolgen voor jouw organisatie. Zeker wanneer je jouw medewerkers een vaste reiskostenvergoeding betaalt, maak je waarschijnlijk onnodig hoge kosten. Terwijl dat helemaal niet hoeft…

Neem afscheid van de vaste reiskostenvergoeding

Dé tip om echt te besparen op je reiskosten, is door te kijken voor welke medewerkers het aantrekkelijker is om over te schakelen op een variabele reiskostenvergoeding. Je bespaart daarmee namelijk niet alleen op de lopende vaste kosten, je kunt ook variëren in wat je vergoedt en het reisgedrag dat je medewerkers prettig vinden faciliteren. Dat kan een extra administratieve last op je organisatie leggen. Maar wanneer je gebruik maakt van MobiPlan, hoeft dat niet het geval te zijn. Er zijn veel verschillende opties en mogelijkheden. We geven je twee tips die je relatief eenvoudig kunt implementeren:

1. Van vaste reiskostenvergoeding naar kilometerdeclaraties

Vergoed je het woon-werkverkeer van je medewerkers met een vaste reiskostenvergoeding? Dan is het bedrag dat je betaalt afhankelijk van de arbeidsovereenkomst van je medewerker. Meestal is de formule: Aantal kilometers x 0,19 euro x aantal werkdagen per maand. 

Nu je medewerkers aanzienlijk minder naar kantoor komen, betaal je dus een bedrag voor reiskosten waar nauwelijks gemaakte woon-werkverkeer ritten tegenover staan. 

In veel gevallen kan het ook anders: door te werken met een variabele reiskostenvergoeding waarbij je alleen de daadwerkelijk gereden kilometers vergoedt. Let wel op dat je hierdoor geen extra administratieve rompslomp krijgt. Het heeft immers geen zin aan de ene kant kosten te besparen en aan de andere kant extra kosten te maken. MobiPlan lost dit voor je op. Met de MobiPlan app is het bijhouden van ritten, kilometers en declareren een fluitje van een cent. Het verwerken van alle gegevens gebeurt automatisch en als werkgever ontvang je iedere maand een overzichtelijke factuur.

2. Een flexibele mobiliteitskaart

Maken je medewerkers gebruik van een OV-abonnement? Dan betaal je als werkgever een vast bedrag per maand. Daarbij maakt het niet uit hoeveel er écht met de OV-kaart gereisd wordt. Dus nu je collega’s minder vaak in de bus, trein en tram stappen, worden de kosten per rit veel hoger. 

Vóór Corona was een OV-abonnement heel logisch. Een OV-abonnement is vooral aantrekkelijk wanneer je er vaak gebruik van maakt. Maar de komende tijd zullen jouw medewerkers niet snel weer dagelijks met het openbaar vervoer naar kantoor komen. Daardoor is het verstandig deze abonnementen opnieuw te overwegen. Een flexibele mobiliteitskaart is bijvoorbeeld een prima alternatief. Deze mobiliteitspas is niet alleen gebaseerd op het principe van ‘betalen naar gebruik’, maar geeft je collega’s ook nog eens toegang tot vrijwel alle soorten vervoer. En tot tanken, laden en parkeren. Jij bepaalt per medewerker van welke mogelijkheden ze gebruik van mogen maken. 

Minder kosten, meer flexibiliteit

Je ziet dat het loslaten van een vaste reiskostenvergoeding echt wel een flinke kostenbesparing met zich mee kan brengen. Bij een vaste reiskostenvergoeding betaal je in de huidige situatie al snel teveel. Juist nu andere zaken van essentieel belang zijn: zoals lagere kosten, meer flexibiliteit en de mogelijkheid je regelingen snel aan te kunnen passen op de veranderingen in de maatschappij. Met MobiPlan bespaar je op de kosten terwijl je je medewerkers meer vrijheid geeft.

MobiPlan: maatwerk in mobiliteit

Traditionele, vaste reiskostenvergoedingen kosten je onder de huidige omstandigheden al snel te veel en zijn niet flexibel. Flexibiliteit, minder kosten en de mogelijkheid om uw regelingen snel aan te passen zijn juist nu van essentieel belang. Met MobiPlan registreren je medewerkers eenvoudig alle ritten in de app en jij hebt altijd inzicht in de daadwerkelijke ritten, reisdagen en kosten. Met nieuwe vormen van mobiliteit en ‘betalen naar gebruik’ als uitgangspunt kun je daadwerkelijk sturen op gewenst gebruik en besparen op reiskosten. Met MobiPlan kun je eenvoudig:

• Ontsluiten
  Met één mobiliteitspas krijgen medewerkers toegang tot alle soorten mobiliteit zoals OV, tanken, parkeren, taxi, fietsen, etc.
• Budgetteren
  Richt het budget per individuele medewerker in: bepaal wat onder het budget valt en welke vergoeding hiervoor geldt.
• Registreren
  Eenvoudige registratie van iedere rit. Zowel handmatig als automatisch met behulp van GPS in de mobiele telefoon.
• Declareren
  Geregistreerde kilometers krijgen automatisch de juiste vergoedingen mee en je kunt eenvoudig losse bonnen uploaden.

Wil je meer weten over MobiPlan? Download dan nu onze MobiPlan brochure en ontdek hoe de mogelijkheden en het gemak van MobiPlan.